Surat

Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain dengan tujuan memberitahukan maksud pesan dari si pengirim. Informasi yang diberikan di dalam surat bisa berupa pengantar, pemberitahuan, tugas, permintaan, perjanjian, pesanan, perintah, laporan dan putusan. Selain itu, surat juga dapat berisi peringatan, teguran, dan penghargaan.^[1] Fungsinya mencakup lima hal: sarana pemberitahuan, permintaan, buah pikiran, dan gagasan; alat bukti tertulis; alat pengingat; bukti historis; dan pedoman kerja. Pada umumnya, dibutuhkan prangko dan amplop sebagai alat ganti bayar jasa pengiriman. Makin jauh tujuan pengiriman surat maka nilai yang tercantum di prangko harus makin besar juga.

Pada Era Industrial 4.0 surat labar fisik, telah digantikan dengan keserbagunaan telekomunikasi dan internet. Mengirim pesan menggunakan elektronik mail.

Sejarah surat dunia

Persia dan Mesir

Pada awalnya, surat berisikan dokumen-dokumen pemerintah yang biasa dikirimkan dari satu tempat ke tempat lain dengan kuda ataupun kereta kuda. Sistem pengiriman pos di dunia dimulai di Mesir sekitar tahun 2000 SM. Di Mesir, di mana pertukaran kebudayaan dengan Babilonia terjadi, pembungkus surat atau amplop bisa berupa kain, kulit binatang, atau beberapa bagian sayuran. Mereka juga membungkus pesan mereka menggunakan lapisan tipis dari tanah liat yang dibakar. Sedangkan kekaisaran Persia di bawah kekuasaan Cyrus sekitar tahun 600 SM menggunakan sistem pengiriman pesan yang terintegrasi.^[2] Pengendara kuda (Chapar) akan berhenti di titik-titik pos tertentu (Chapar-Khaneh). Di sini, pengendara kuda akan mengganti kudanya dengan yang baru untuk mendapatkan kecepatan maksimum dalam pengiriman pesan. Sistem ini disebut dengan angariae.^[3]

Tiongkok

Di sisi lain dunia, di Tiongkok, sebuah pelayanan pos sudah dimulai sejak zaman Dinasti Chou pada 1122-1121 SM.^[2] Seperti di Persia, surat yang dikirimkan biasanya berisikan mengenai dokumen pemerintah. Sistem pengirimannya terdiri atas beberapa orang yang bergantian menyampaikan pesan tiap radius sembilan mil atau empat belas koma lima kilometer. Sistem ini semakin berkembang dengan jangkauan yang lebih luas pada masa pemerintahan Dinasti Han pada tahun 202 SM hingga tahun 220 ketika Tiongkok berhubungan dengan Romawi dan sistem pelayanan pos mereka.^[2]

India

Perkembangan pertumbuhan dan kestabilan politik di bawah kekuasaan Kekaisaran Mauryan (322-185 SM) memperlihatkan perkembangan infrastruktur di India Kuno. Kaum Mauryan mendirikan sistem pengiriman pesan, pendirian sumur umum, rumah peristirahatan, dan fasilitas-fasilitas umum lainnya.^[4] Pengiriman pesan dilakukan menggunakan kereta terbuka yang ditarik kuda yang disebut dengan Dagana.^[5] Selain itu, pada masa ini para penguasa juga melindungi tanah-tanah yang mereka punya dengan mengirimkan pesan kepada polisi atau agen militer tempat mereka berada dalam arus komunikasi seperti melalui pembawa pesan dan merpati pos. Terkadang masyarakat awam juga mengirimkan surat kepada kerabatnya yang tinggal berjauhan.^[6]

Romawi

Kerajaan Romawi Suci sendiri membangun sistem pelayanan pos paling canggih pada tahun 14 yang bersaing dengan China oleh Kaisar Augustus.^[7] Jangkauan sistem pelayanan pos ini mencakup seluruh dataran Mediterania karena adanya kebutuhan penyampaian pesan dari pemerintah Romawi dan militer antar provinsi. Kebutuhan ini memunculkan pembangunan jalan pos dengan beberapa stasiun untuk pergantian pengantar pengirim pesan setiap seratus tujuh puluh mil atau dua ratus tujuh puluh kilometer dalam periode waktu dua puluh empat jam. Akan tetapi pada akhirnya sistem ini tidak mampu bertahan karena adanya ketidakseimbangan antara jumlah surat yang dikirim dan waktu yang dibutuhkan untuk pengiriman surat tersebut pada abad sembilan di Eropa.^[2]

Renaisans hingga saat ini

Walaupun kerajaan-kerajaan di Barat mulai hancur, tidak berarti sistem pelayanan pos juga hilang begitu saja. Sistem ini dipertahankan setidaknya hingga abad ke sembilan sebelum akhirnya terpecah-pecah dan tidak digunakan lagi; berbeda dengan di Timur di Kekaisaran Bizantium di mana sistem tersebut bertahan lebih lama karena adanya penyerapan sistem tersebut oleh kerajaan Islam di Baghdad.

Dengan perkembangan bisnis internasional yang semakin meluas, ada tuntutan seputar korespondensi bisnis. Perusahaan-perusahaan mulai membangun pelayanan pos milik mereka sendiri. Hingga abad 13, hubungan antara pusat-pusat komersial bisnis Florence, Genoa, dan Siena telah berjalan dengan pusat komersial bisnis di Prancis Utara. Hal ini menarik minat para pedagang di Eropa sehingga mereka memistiskan untuk menyediakan jalur internasioanl untuk berita dan bisnis. Pada saat itu pula sudah terdapat pelayanan pos antara Venesia dengan Konstantinopel, pusat kerajaan Islam pada saat itu.

Akan tetapi, dengan menguatnya negara-bangsa di Eropa, muncul lah tuntuan mengenai hak privasi atas surat yang dikirimkan. Usulan ini ditentang oleh pemerintah, di Prancis khususnya oleh France Louis XI di mana ia menciptakan Royal Postal Service. Di sisi lain, pemerintah Inggris, Henry VIII membangun pelayanan reguler menuju London. Sayangnya kedua sistem tersebut bukanlah untuk umum, tetapi untuk orang-orang pemerintahan. Surat-surat pribadi belum diakui hingga akhirnya pada tahun 1627 di Prancis diizinkan adanya pengiriman surat pribadi. Akhirnya pada 1680, William Dockwra membuka pelayanan pos privat yang menggunakan metode prabayar. Surat yang akan dikirimkan akan di cap untuk menujukan kapan dan ke mana surat-surat tersebut ditujukan.^[2]

Saat ini kemajuan sistem pengiriman surat juga dipengaruhi oleh teknologi yang berkembang saat ini; misalnya surat udara ataupun surat elektronik. Surat udara pertama berasal dari Paris pada September 1870 yang mengangkut lima ratus pounds surat dari atas balon udara.^[8] Sedangkan surat elektronik pertama ditemukan pada 1970 oleh Ray Tomlinson.^[9]

Layanan pos di Indonesia

Perposan di Indonesia sudah dimulai sejak zaman Kerajaan Majapahit, Sriwijaya, dan Tarumanegara dalam bentuk tertulis atau surat menyurat. Huruf yang digunakan adalah huruf Palawa yang menjadi aksara Jawa di kemudian hari. Surat-surat beredar di kalangan biarawan dan bangsawan seiring dengan masuknya Hindu dan Buddha di Indonesia. Pada waktu itu surat dibuat menggunakan batu, kayu, maupun kertas. Kertas di sini merujuk kepada bahan-bahan seperti kulit bambu yang diiris tipis-tipis dan menggunakan daun lontar.

Lalu, kedatangan Belanda di Indonesia juga turut memengaruhi perkembangan surat-menyurat di Indonesia. Pada tahun 1596, Datanglah Cornelis de Houtman yang membawa surat bagi raja-raja di Jakarta dan Banten. Pada waktu itu, surat yang beredar hanya ditujukan bagi pejabat resmi dan tidak mengandung pemberitaan tentang kompeni di Indonesia. Selain itu, pada saat itu pula, layanan pos walaupun sudah cukup maju, masih belum mencapai tahap teratur; masih tergantung pada kapal kompeni yang berlayar dari pulau ke pulau. Akhirnya, pada 26 Agustus 1746 dibangunlah kantor pos resmi pertama di Jakarta oleh Gubernur Jenderal G.W. Baron van Inhoff. Tujuan dibangunnya kantor pos ini untuk memfasilitasi dan menjamin keamaaan suarat-surat yang dikirim khususnya bagi mereka yang di luar Pulau Jawa.^[10]

Pada masa pemerintahan Daendels dibangun jalan raya pos Anyer-Panarukan pada 1809 yang diselesaikan dalam satu tahun. Jalan ini terbetang sepanjang pantai utara Jawa Barat hingga Jawa Timur . Pembangunan ini terinspirasi dengan pembangunan jalan pos di Kekaisaran Romawi dengan nama Cursus Publicus. Dalam perjalanannya, terjadi berbagai perkembangan-perkembangan kecil seperti adanya tarif untuk pos yang melintasi laut. Pada masa pemerintahan Jepang, sempat dikenal pula Dinas Tabungan Pos untuk pengerahan uang bagi keperluan militer Jepang.^[11]

Setelah merdeka, terjadi pengambilalihan Jawatan Pos Telegraf dan Telpon (PTT) dari tangan jepang hingga akhirnya pada 27 Desember 1945 berhasil dikuasai.^[12] Hari itu kemudian diperingati sebagai Hari Bakti Postel. Sejak saat itu, banyak terjadi perombakan sistem pos yang ada, termasuk perluasan-perluasan wilayah mencakup daearah-daerah yang sulit dijangkau.^[13]

Jenis surat

Surat secara umum digolongkan menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat dinas, dan surat niaga apabila ditinjau dari segi bentuk, isi, dan bahasanya.^[14] Sedangkan apabila digolongkan berdasarkan pemakaiannya dapat dibagi menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat resmi, dan surat dinas. Dalam hal mengajukan permohonan meninggalkan jabatan yang sedang dikuasai, dikenal juga surat pengunduran diri.

Surat pribadi

Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi. Surat dapat berupa korespondensi antara sesama teman atau keluarga. Ciri-ciri surat pribadi yaitu:^[15]

Tidak menggunakan kop surat & tidak perlu
Tidak ada & tidak perlu nomor surat
Salam pembuka dan penutup bervariasi
Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis
Format surat bebas

Surat resmi

Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi; misalnya undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan. Ciri-ciri surat resmi:^[15]

Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi
Ada nomor surat, lampiran, dan perihal
Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim
Penggunaan ragam bahasa resmi
Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi
Ada aturan format baku

Bagian-bagian surat resmi:

Kepala/kop surat

Kop surat terdiri dari:

Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar.
Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil
Logo instansi/lembaga

Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan
Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat
Hal, berupa garis besar isi surat
Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)
Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)
Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)
Isi surat

Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikan.

Penutup surat

Penutup surat, berisi

salam penutup
jabatan
tanda tangan
nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)

Tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiatan

Surat niaga

Surat niaga digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik. Surat niaga terdiri atas surat jual beli, kuitansi, dan perdagangan; dan dapat dibagi atas surat niaga internal dan surat niaga eksternal.^[14] Salah satu contoh dari surat niaga adalan surat penawaran dan surat penagihan.

Surat dinas

Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi. Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi.^[14] Ciri-ciri surat dinas:^[15]

Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan
Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku
Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat
Format surat tertentu

Surat lamaran kerja

Surat lamaran kerja adalah surat yang dibuat dan dikirimkan oleh seseorang yang ingin bekerja di sebuah kantor, perusahaan ataupun instansi tertentu. Surat lamaran pekerjaan termasuk surat dinas atau resmi. Oleh karena itu, terdapat aturan-aturan tertentu yang harus diperhatikan dalam penulisannya. Secara umum surat memiliki bagian-bagian seperti berikut ini.^[16]:

Tempat dan tanggal pembuatan surat
Nomor surat
Lampiran
Hal atau perihal
Alamat tujuan
Salam pembuka
Isi surat yang terbagi lagi menjadi tiga bagian pokok yaitu:

paragraf pembuka
isi surat
paragraf penutup

Salam penutup
Tanda tangan dan nama terang

Surat elektronik

Surat elektronik atau surel merupakan surat yang pengirimannya berbasis pada penggunaan internet. Pada awalnya, perusahaan bernama Olt Break and Newman dikontrak oleh Departemen Pertahanan Amerika Serikat untuk membuat ARPANET pada 1969.^[7] ARPANET ini singkatan dari Advanced Research Projects Agency Network yang bertujuan untuk meciptakan metode komunikasi antara intitusi pendidikan dengan militer.^[17]

Pada tahun 1971, Ray Tolimson bertugas dalam proyek SNDMSG yang berfungsi untuk mengirim dan menerima pesan dalam mesin yang sama. Ray awalnya bereksperimen dengan SNDMSG untuk meninggalkan pesan di komputer sehingga muncul lah protokol CYPNET yang mampu mengirimkan pesan ke komputer lain yang masih berada dalam jaringan ARPANET. Ini lah yang menjadi cikal bakal surat elektronik.^[17]

Dalam Bahasa Indonesia Surat Elektronik sering disingkat dengan kata surel, yang dalam bahasa inggrisnya adalah email atau electric mail.

Untuk mengakses surel, kita bisa memilih salah satu cara. Pertama dengan menggunakan browser seperti Internet Explorer atau Mozilla Firefox. Surel dengan basis browser biasanya menyediakan layanan tersebut secara gratis. Kedua dengan program pengakses surel seperti Microsoft Outlook. Keuntungannya kita tidak harus selalu membuka internet untuk membuka surel yang ada.^[17]

Bentuk

Bentuk lurus penuh

Bentuk lurus penuh merupakan bentuk penulisan surat yang dimulai dari sisi pinggir kiri kertas. Penulisan dimulai dengan keterangan tanggal, kata penutup, sampai kata lampiran.^[18]

Bentuk lurus

Penulisan surat dengan bentuk lurus dimulai dari margin kiri kertas. Penggunaan bentuk lurus bersifat praktis dan memudahkan dalam pengetikan. Kelemahan bentuk lurus adalah penggunaan kertas yang banyak jika isi surat cukup panjang.^[18]

Bentuk setengah lurus

Penulisan bentuk surat setengah lurus menyerupai penulisan surat bentuk lurus. Perbedaan penulisan hanya terdapat pada isi surat. Penulisan dimulai dari lima ketukan pada sisi pinggir kertas bagian kiri. Selain itu, antar-alinea tidak diberi jarak.^[19]

Teknik penulisan

Pengonsepan

Penulisan surat dimulai dengan penyusunan konsep. Penulisan konsep ditentukan berdasarkan bentuk surat. Setelahnya, dilakukan penulisan keterangan surat dan dilanjutkan dengan penentuan tema dan permasalahan utama yang hendak disampaikan. Tema kemudian diuraikan ke dalam paragraf pembuka, inti dan penutup.^[20]

Kegunaan

Surat dapat digunakan untuk keperluan sebagai berikut:^[21]

Sebagai perwakilan penulis atau instansi selaku pengirim dengan tujuan untuk berkomunikasi dengan pribadi, kelompok, atau organisasi lain.
Sebagai landasan dan petunjuk dalam bekerja.
Sebagai bukti tertulis yang otentik dan jelas serta memiliki kekuatan hukum.
Sebagai cadangan pengingat atau arsip pada keperluan tertentu.
Sebagai dokumen sejarah penting di masa lalu atau pemuat informasi tentang perkembangan dan perubahan suatu organisasi.
Sebagai jaminan keamanan terhadap suatu kegiatan.

Referensi

^ Nurdjan, dkk. 2016, hlm. 98-99.
^ ^a ^b ^c ^d ^e Postal Services History, LookD.com
^ Herodotus, Herodotus, trans. A.D. Godley, vol. 4, book 8, verse 98, pp. 96–97 (1924).
^ Dorn 2006: 145
^ Prasad 2003: 104
^ Mazumdar 1990: 1
^ ^a ^b http://inventors.about.com/library/inventors/bl_history_of_communication.htm^{[pranala nonaktif permanen]}
^ "Salinan arsip". Diarsipkan dari versi asli tanggal 2005-09-06. Diakses tanggal 2011-03-18.
^ "Salinan arsip". Diarsipkan dari versi asli tanggal 2010-09-20. Diakses tanggal 2011-03-18.
^ "Salinan arsip". Diarsipkan dari versi asli tanggal 2010-06-23. Diakses tanggal 2011-03-18.
^ http://elib.unikom.ac.id/files/disk1/484/jbptunikompp-gdl-asepsandyn-24180-1-unikom_a-i.pdf
^ "Salinan arsip". Diarsipkan dari versi asli tanggal 2010-10-06. Diakses tanggal 2011-03-18.
^ Direktorat Jenderal Pos dan Telekomunikasi. (1980). Sejarah Pos dan Telekomunikasi Indonesia, Volume 1-3. Jakarta: Departemen Perhubungan
^ ^a ^b ^c "Salinan arsip". Diarsipkan dari versi asli tanggal 2010-12-19. Diakses tanggal 2011-03-18.
^ ^a ^b ^c "Salinan arsip". Diarsipkan dari versi asli tanggal 2011-03-16. Diakses tanggal 2011-03-18.
^ "Salinan arsip". Diarsipkan dari versi asli tanggal 2010-08-31. Diakses tanggal 2011-08-05.
^ ^a ^b ^c http://www.asal-usul.com/2009/02/sejarah-dan-seluk-beluk-surat_1428.html
^ ^a ^b Ahyar 2015, hlm. 166.
^ Ahyar 2015, hlm. 167.
^ Mulyaningsih 2012, hlm. 65-66.
^ Nurdjan, dkk. 2016, hlm. 99.

Daftar pustaka

Ahyar, Juni (2015). Bahasa Indonesia dan Penulisan Ilmiah (PDF). Lhokseumawe: CV. BieNa Edukasi. ISBN 978-602-1068-05-2.
Aiyangar, Sakkottai Krishnaswami; SLC. Krishnaswami A. (2004). Ancient India: Collected Essays on the Literary and Political History of Southern India. Asian Educational Services. ISBN 0-8018-8359-8.
Direktorat Jenderal Pos dan Telekomunikasi. (1980). Sejarah Pos dan Telekomunikasi Indonesia, Volume 1-3. Jakarta: Departemen Perhubungan
Dorn, Harold; MacClellan, James E. (2006). Science and Technology in World History: An Introduction. Johns Hopkins University Press. ISBN 0-8018-8359-8.
Mazumdar, Mohini Lal (1990). The Imperial Post Offices of British India. Calcutta: Phila Publications. ISBN 1006695381
Mulyaningsih, Indrya (2012). Terampil Surat-Menyurat: Tips-tips Jitu dalam Menulis Surat dengan Cepat dan Tepat (PDF). Yogyakarta: Ayyana.
Nurdjan, dkk. (2016). Bahasa Indonesia untuk Perguruan Tinggi. Makassar: Aksara Timur. ISBN 978-602-73433-6-8.
Oxford: Learner's Pocket Dictionary. (2007). Oxford: Oxford University Press
Prasad, Prakash Chandra (2003). Foreign Trade and Commerce in Ancient India. Abhinav Publications. ISBN 81-7017-053-2