الإداريون ليسوا موظفين أو ممثلين عن مؤسسة ويكيميديا، كما أنهم لا يعاملون معاملة خاصة ولا يملكون حقوقا خاصة مقارنة مع المستخدمين الآخرين، حتى أن أصواتهم في التصويتات المختلفة وآراءهم في النقاشات تعامل تماما كأي صوت أو رأي مستخدم آخر؛ هم في النهاية مستخدمون عاديون، هم عادة (أو كانوا في السابق) أنشط من بقية المستخدمين، تم انتخابهم من بقية أو جزء من المستخدمين لكي ينالوا هذه الصلاحيات، إيمانا منهم بأن موقع المستخدم الفلاني إداريًّا قد يساهم مساهمة أكبر في نمو وتطوير وتنظيم عمل ويكيبيديا، ليس مطلوبا منهم تعديل وتنسيق كل صفحة أو مقالة ولكن مطلوب منهم محاولة تطبيق المقاييس والمحافظة على سياسات ويكيبيديا، لديهم فقط صلاحيات إدارية إضافية لكي ينظموا العمل التحريري وحماية ويكيبيديا من التخريب. يبلغ عدد الإداريين في ويكيبيديا العربية حاليا 24 إداريًّا.
أما البيروقراطيُّ فهو إداري له صلاحيات إضافية كمنح صلاحية بوت للبوتات ومنح الصلاحيات الإدارية للمساهمين وذلك بعد توافق المستخدمين.
مراقبة صفحة أحدث التغييرات: الإداري يجب أن يعير اهتمامه الأول لصفحة "أحدث التغييرات"، هناك تعرض آخر التغييرات والتعديلات التي قام بها المستخدمون الآخرون، عادة ما يراقب عمل المستخدمين المسجلين لفترة من الزمن، ثم يصبح التعديل المقام من المستخدم المسجل الفلاني، محل ثقة، لذا يجري التركيز على التعديلات التي قام بها مجهولون وخاصة عند إنشاء صفحات جديدة.
مساعدة المستخدمين الجدد: أول خطوة يتم عملها عند رؤية مستخدم جديد هي الترحيب به من خلال وضع قالب الترحيب في صفحة نقاشه ({{نسخ:ترحيب}}--~~~~) لكن حاليا يقوم بوت الترحيب بهذه المهمة. بهذه الطريقة يعلم بشكل غير مباشر بطريقة بعث الرسائل بين المستخدمين من خلال استخدام صفحات النقاش، كما تُعرض بعض الوصلات التي قد تكون مفيدة له (مثل صفحات المساعدة) وإعلامه بأن يلجأ لها عند الحاجة.
اكتشاف حالات التخريب ومنع المستخدمين: هناك حالات ودرجات مختلفة للتخريب. قد يكون تخريب صفحة ما على ويكيبيديا عملًا خاطئًا حدث بالصدفة، أو يكون عملًا متعمدًا وعلى وتيرة مستمرة سريعة أو متقطعة؛ في هذه الحالة يجب على الإداري مراقبة عمليات التخريب وإعطاء فرصة قصيرة للمستخدم لتصحيح الخطأ (إن كان خطأ)، أو المسارعة باتخاذ الإجراءات الصارمة ضد المخرب، التي قد تؤدي إلى منعه من تعديل صفحات ويكيبيديا لفترة من الزمن، يحددها الإداري طبقا لمدى خطورة التخريب.
متابعة القائمة البريدية: هناك تتم مناقشة بعض الأمور المهمة الخاصة بعمل الموسوعة أو طرح سياسات جديدة معينة.
الاتصال عن طريق البريد الإلكتروني: قد تكون هناك حالات مستعجلة مهمة تستدعي الاتصال بالإداري، ليس المطلوب هو رقم هاتف أو عنوان ولكن الحد الأدنى هو إمكانية الاتصال به عن طريق البريد الإلكتروني.
معالجة المقالات والفقرات المشكوك في صحتها قانونيًا: ينتج ذلك عادة في المقالات كبيرة الحجم غير المكتوبة بطريقة ويكيبيدية (إضافة الوصلات وعنونة الفقرات) التي قام بإنشائها على عجلة مستخدمون مجهولون. عادة تكون تلك المقالات منقولة بدون ترخيص من مواقع ذات حقوق محفوظة. عند عدم توضيح الأمر القانوني في حالة النسخ الواضح من موقع ما وإذا ما كانت المقالة جديدة، يتم حذف المحتويات ووضع شارة "خرق حقوق النسخ" ({{خرق|عنوان المقال الأصلي}})، عند وجود المقالة قبل التعديل المشكوك فيه، تحذف التعديلات الأخيرة وتوضع جملة: "حذف الأجزاء المنسوخة بدون تصريح من {عنوان الموقع}" في ملخص التحرير، بهذه الطريقة يتمكن المستخدمون الآخرون من تتبع تاريخ تعديل المقالة في صفحة تاريخ الصفحة أعلى كل صفحة في الموسوعة ورؤية سبب التعديل الذي قام به الإداري.
مراقبة الصفحات الرئيسية والمحمية: تُحدَّث باستمرار، ووضع المعلومات الجديدة المنطقية التي قام أحد المستخدمين بطرحها لوضعها على الصفحة المحمية. بالنسبة للصفحة الرئيسية، تحدَّث المقالة المختارة باستمرار (في الحالة المثالية: يوميًا)، كما تُحدَّث وصلات المقالات المختارة الأخرى وصندوق "هل تعلم".
حماية الصفحات وإزالة حمايتها: تتم حماية الصفحات التي يتم تخريبها باستمرار وبطريقة متعمدة. عادة ذلك يشمل الصفحات الدينية والسياسية على ويكيبيديا العربية، بعد زوال التخريب المتعمد يفضل إزالة الحماية لكي يستطيع المستخدمون الآخرون تحرير وتعديل الصفحات بدون قيود.
حذف الصفحات: الصفحات والمقالات التي لا معنى لها والتي تحتوي على محتوى غير موسوعي يفترض حذفها تلقائيًا بدون طرحها للنقاش، أما المقالات التي المشكوك في صحتها، حيادها، دقتها، في عنوانها ومدى أهميتها ومدى مطابقتها لمقاييس العمل الموسوعي على ويكيبيديا، فإنه تطرح لنقاش الحذف، وبعد فترة من الوقت على بدأ النقاش، يحذف الإداريون الصفحات التي توافق المجتمع على حذفها.
توجد بعض النقاط المذكورة أعلاه التي قد يقوم المستخدم العادي بعملها لمساندة عمل الإداريين، مثل الترحيب بالمستخدمين الجدد أو وضع شارة خرق الحقوق أو حتى تحديث المقالة المختارة على الصفحة الرئيسية، الإداري لا يملك الحق في تغيير مجرى أحداث نقاشات الحذف أو نقاش المواضيع، كما أنه لا يتمتع بوزن أثقل من نظرائه المستخدمين الآخرين عند التصويت أو مناقشة موضوع معين. له الحق بإبداء رأيه ولكن عدم فرضه عندما يتعلق الأمر بمسألة عامة ليس لها علاقة بسياسات الموسوعة العامة. في المسائل والمشكلات المعقدة، يؤخذ رأي الإداريين الآخرين في موضوع النقاش.
كما ذكر أعلاه فإن الإداري هو بالنهاية مستخدم كالمستخدمين الآخرين لويكيبيديا، قد يخطئ أو يستعمل صلاحياته بشكل غير عادل أحيانًا، لطرح هذه الأمور أو أي نوع من الشكاوي الخاصة بإداري ما أو بعمل الإداريين ككل، الرجاء استعمال هذه الصفحة.
توجد صفحة خاصة تعنى بالتصويت على منح أو سحب الصلاحيات الإدارية من المستخدمين.
للاطلاع على نتائج التصويتات التي أقيمت على إعطاء الصلاحية للإداريين، راجع أرشيف التصويت.
