Denne side er foreslået omskrevet – da en skribent har vurderet at den virker reklamerende snarere end havende encyklopædisk indhold. (Lær hvordan og hvornår man kan fjerne denne skabelonbesked)

Der er ingen kildehenvisninger i denne artikel, hvilket er et problem. Du kan hjælpe ved at angive kilder til de påstande, der fremføres. Hvis ikke der tilføjes kilder, vil artiklen muligvis blive slettet (oktober 2025) (Lær hvordan og hvornår man kan fjerne denne skabelonbesked)

Workforce management (WFM) omfatter alle de aktiviteter, der er nødvendige for at sikre, at virksomheden har effektive medarbejdere. WFM kan bruges til at planlægge og sikre, at det er de rigtige medarbejdere, der udfører det rette job på det rette tidspunkt og med basis i arbejdstider og opgaver skabes overblik til at de får den rigtige løn.

Personaleplanlægning er også en del af WFM for både den kortsigtede og langsigtede planlægning. Der foretages registrering af arbejdstid, eventuelt fravær og årsager til, at medarbejderen ikke er mødt på jobbet. Dette er udgangspunkt for, at lønnen bliver korrekt udbetalt. Det er ofte et stort arbejde i en organisation, hvis der er mange overenskomster samt lokale individuelle aftaler.

Denne registrering giver mulighed for at gennemføre analyser af produktivitet og fravær. Dermed kan WFM samtidig være et redskab for ledelsen til at optimere driften, finde besparelser og undersøge, hvor produktiviteten er mindre end den burde være og hvorfor. Tidligere var Workforce management kun et spørgsmål om tidsregistrering. Stempelure, som har været en del af hverdagen siden industrialiseringen slog igennem i 1800-tallet ogfindes stadig, men i mindre omfang end tidligere. Nu er det et ledelsesredskab som kan bruges til fælles målfastsættelse mellem ledere og medarbejdere.

Workforce management er primært vokset ud fra industrivirksomhedernes behov. Der er derfor en naturlig tilknytning til ERP og SCM. Det dækker dog bredere. Ofte bruges udtrykket “Komme-gå-registrering” eller “Tidsregistrering” som synonymer er for workforce management.

Workforce management kan bruges i alle dele af virksomheden. Men især i produktionen er det blevet vidt udbredt, og i industrien har det fundet stor udbredelse. I servicevirksomheder har WFM endnu ikke slået igennem for alvor.

Der er specialsoftware indenfor ERP og CRM, men indenfor HR er det stadig excel regneark, som er mest udbredt eller tidsregistrering. Det giver ofte et stort arbejde for dem,der arbejder med lønadministration, og samtidig er der ofte fejl i tallene, og det kan give anledning til unødvendige diskussioner mellem arbejdsgiver og arbejdstager.

Der er ofte udfordringer med at styre medarbejderstaben, så man får de bedst egnede til at løse den konkrete opgave. Og til de billigst mulige omkostninger. Workforce Management software kan sikre overblik og dermed den højest mulige produktivitet i virksomheden.

Det danske arbejdsmarked er underlagt både national og EU lovgivning, samt overenskomster og kontrakter med medarbejdere. Det er med til at øge fejlmulighederne, og her kan Workforce Management være et nyttigt redskab for lønadministrationen.

Software til workforce management hjælper brugerne med at overholde alle relevante love, lokale aftaler og individuelle medarbejderkontrakter, inklusive anbefalinger om balance mellem arbejde og privatliv.^[1][2][3] Udgangspunktet er en klar definition af det krævede arbejde gennem ingeniørstandarder og optimale metoder til at udføre hver opgave så effektivt og sikkert som muligt.

Efterhånden som workforce management udviklede sig fra traditionel planlægning af arbejdstid til forbedret tidsstyring, er det blevet mere integreret og efterspørgselsorienteret.^[4] For mange organisationer — især dem, der søger lønudregningsydelser for små virksomheder eller mere komplekse lønadministrationsydelser — bliver cloudværktøjer den nye standard for mere effektiv drift.^[5] Dette betragtes som en helhedsorienteret tilgang til at øge medarbejdernes produktivitet, reducere lønomkostninger og forbedre kundeservice.^[6] De centrale processer omfatter ofte:

• Prognoser^[7] og budgettering: Udarbejdelse af efterspørgselsprognoser for at bestemme den nødvendige arbejdsbyrde og bemandingsbehov.^[8] Ofte baseret på analyse af historiske data (såsom salgstal eller kundekontakter) for at fastsætte ingeniørstandarder.
• Vagtplanlægning: Udarbejdelse og tildeling af arbejdsplaner til medarbejdere. Dette inkluderer hensyntagen til personalebehov, spidsbelastninger, kvalifikationer, arbejdslovgivning og kontraktvilkår.
• Medarbejderinddragelse: Give medarbejderne værktøjer til at deltage i planlægningsprocessen, såsom styring af tilgængelighed eller ansøgninger om vagter.
• Effektivitetsstyring: Måling af arbejdsresultater, levering af feedback og coaching samt styring af belønningssystemer og onlineuddannelse.
• Tidsregistrering: Indsamling af data om faktisk arbejdstid til lønberegning og føring af arbejdstidsregnskaber.
• Procesanalyse: Overvågning og analyse af hele arbejdsstyringsprocessen med det formål at øge effektiviteten.

Markedet for WFM er blevet påvirket af integrationen af kunstig intelligens (AI),^[9][10][11] hvilket har forvandlet softwaren fra en simpel registreringsløsning til et "intelligent system". Anvendelsen af AI i WFM kan omfatte efterspørgselsprognoser ved hjælp af prognoseanalyse,^[12] optimering af medarbejdernes vagtplaner og fordeling af opgaver mellem medarbejdere på baggrund af deres færdigheder.