Büromaterial gehört zu den Betriebsstoffen,[1] ist also ein betrieblicher Produktionsfaktor. Ein Teil des Büromaterials wird verbraucht und geht in das Produkt oder die Dienstleistung ein wie etwa ein erstellter Geschäftsbrief; diese Büromaterialien gehören zu den Repetierfaktoren. Der andere Teil der Büromaterialien dient im Rahmen der Betriebsbereitschaft der dauerhaften Produktion und gehört zu den Potentialfaktoren (wie etwa Kalender).
In der Finanzbuchhaltung werden Ausgaben für Büromaterial als Sofort-Aufwand gebucht und im Rahmen des Jahresabschlusses über das GuV-Konto abgeschlossen. Das ist allerdings nur bei sogenannten „selbständig nutzbaren Gütern“ der Fall. Ein Scanner, der zum Betrieb an einen Computer angeschlossen werden müsste, kann beispielsweise nicht als Aufwand für Büromaterial erfasst werden, obwohl er eventuell weniger als 150 Euro netto kostet, sondern zählt ebenso wie alle Büromaschinen oder Büromöbel, die mehr als 150,00 Euro netto bei ihrer Anschaffung gekostet haben, zur Betriebs- und Geschäftsausstattung (BGA) bzw. zu Büromaschinen.
Rechnungswesen
In der Bilanz wird das Büromaterial nach § 266 Abs. 2 A II Nr. 3 HGB zusammen mit der Betriebs- und Geschäftsausstattung erfasst, sofern aus steuerlichen Gründen nicht eine Berücksichtigung als Sofort-Aufwand zulässig ist. Der Einsatz oder Verbrauch von Büromaterial verursacht in der KostenrechnungGemeinkosten, da eine genaue Zuordnung zum einzelnen Kostenträger nicht möglich oder zu aufwendig ist.
