Księgi rachunkowe

Księgi rachunkowe, księgi handlowe – system ewidencji księgowej wprowadzony przez średniowiecznych kupców na własne potrzeby, a współcześnie obowiązujący niektóre przedsiębiorstwa z mocy prawa w celu obrony interesów wierzycieli przed ewentualnymi nadużyciami i oszustwami właścicieli przedsiębiorstw^[1]. W Polsce od 1994 roku zagadnienia związane z prowadzeniem ksiąg handlowych reguluje Ustawa o rachunkowości. Potocznie prowadzenie ksiąg handlowych nazywane jest pełną księgowością.

Pierwsze księgi handlowe prowadzili średniowieczni kupcy. Miały one początkowo postać prostych rejestrów. Kupcy zapisywali w nich tylko należności od dłużników, a później zobowiązania. Z czasem zostały rozbudowane o kolejne księgi wspomagające ewidencję gotówki, weksli, towarów itp. Umiejętność prowadzenia ksiąg handlowych przenikała do Polski z miast północnych Włoch i z Niemiec. Najstarszą znaną w Polsce jest księga handlowa gdańskiego kupca Jana Pisa z lat 1421–1454. W XVI w. pojawiały się księgi handlowe pisane w języku polskim^[2].

Rozwój przemysłu i handlu w XVIII i XIX w. przyczynił się do powstania kodeksów handlowych, które określały wymagania prawne stawiane podmiotom prowadzącym księgi handlowe. Na ziemiach polskich w okresie zaborów były to „Powszechne prawo krajowe dla państw pruskich” z 1794 oraz niemiecki, austriacki i rosyjski kodeks handlowy, a w Księstwie Warszawskim (od 1809) francuski „Code de commerce” z 1807^[2].

Obowiązująca od 1995 roku Ustawa o rachunkowości jest pierwszym w Polsce aktem prawnym w randze ustawy, który reguluje zasady rachunkowości^[3], m.in. określa podmioty zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych, ustala zasady prowadzenia tych ksiąg oraz wymogi dotyczące dowodów księgowych.

Księgi rachunkowe prowadzone są w języku polskim i w walucie polskiej, na podstawie dowodów księgowych, ujmują zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym. Obejmują one zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, które tworzą: dziennik, księgę główną, księgi pomocnicze, zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, a także wykaz składników aktywów i pasywów.

Księgi rachunkowe prowadzone są przez jednostkę gospodarczą w jej siedzibie lub ich prowadzenie może być powierzone jednostce uprawnionej do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Księgi rachunkowe muszą prowadzić:

• osoby fizyczne,
• spółki cywilne osób fizycznych,
• spółki jawne osób fizycznych
• oraz spółki partnerskie,

jeżeli ich przychody za ubiegły rok wynoszą co najmniej równowartość w walucie polskiej 2 000 000 euro^[4]. Limit ten przelicza się na walutę polską po średnim kursie ogłoszonym przez Narodowy Bank Polski, na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego rok obrotowy^[5].

Dodatkowo obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych (bez względu na wysokość rocznych obrotów 2 000 000 euro.) dotyczy podmiotów wymienionych w art. 2 ust. 1 pkt 1, 3-7 ustawy o rachunkowości, a więc:

1. spółki handlowe (osobowe i kapitałowe, w tym również w organizacji) oraz spółki cywilne, z zastrzeżeniem (odnośnie do spółek przekraczających limit 2 000 000 euro), a także inne osoby prawne, z wyjątkiem Skarbu Państwa i Narodowego Banku Polskiego;
2. jednostki organizacyjne działające na podstawie Prawa bankowego, przepisów o obrocie papierami wartościowymi, przepisów o funduszach inwestycyjnych, przepisów o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, przepisów o spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych lub przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych, bez względu na wielkość przychodów;
3. gminy, powiaty, województwa i ich związki, a także: a) państwowe, gminne, powiatowe i wojewódzkie jednostki budżetowe i b) gminne, powiatowe i wojewódzkie zakłady budżetowe,
4. jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, z wyjątkiem spółek, o których mowa w pkt 1 i przy spółkach przekraczających limit 2 000 000 euro;
5. oddziały i przedstawicielstwa przedsiębiorców zagranicznych, w rozumieniu przepisów o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych i innych osób zagranicznych w obrocie gospodarczym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;
6. jednostki wyżej niewymienione, jeżeli otrzymują one na realizację zadań zleconych dotacje lub subwencje z budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego lub funduszów celowych – od początku roku obrotowego, w którym dotacje lub subwencje zostały im przyznane^[5].

Księgi rachunkowe otwiera się na dzień:

• rozpoczęcia działalności,
• zmiany formy prawnej, połączenia lub podziału jednostki,
• rozpoczęcia likwidacji lub postępowania upadłościowego.
• oraz na początek każdego następnego roku obrotowego,

Otwarcia ksiąg rachunkowych pod datą rozpoczęcia działalności dokonuje się przez wprowadzenie do ewidencji księgowej stanu aktywów i pasywów, potwierdzonego spisem z natury rzeczowych składników majątku i gotówki (inwentaryzacja).

Księgi rachunkowe zamyka się na dzień:

• kończący rok obrotowy,
• zakończenia działalności, w tym również sprzedaży i zakończenia likwidacji lub postępowania upadłościowego,
• poprzedzający zmianę formy prawnej, postawienia w stan likwidacji lub upadłości.

Księgi zamyka się nie później niż w ciągu trzech miesięcy od dnia zaistnienia tych zdarzeń. Ostateczne zamknięcie ksiąg jednostki powinno nastąpić najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy.

Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, na które składają się^[6]:

1. dziennik – służy do zapisywania w porządku chronologicznym, dzień po dniu, danych o operacjach gospodarczych. Zapisy w dzienniku muszą być kolejno numerowane, a sumy zapisów (obroty) liczone w sposób ciągły
2. konta księgi głównej – wprowadza się pod datą otwarcia ksiąg rachunkowych salda początkowe aktywów i pasywów, a następnie dokonuje zapisów wszystkich operacji za kolejne miesiące, zarejestrowanych uprzednio lub jednocześnie w dzienniku
3. konta ksiąg pomocniczych (ewidencji analitycznej) – prowadzi się w szczególności dla:
   1. środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonanych od nich odpisów amortyzacyjnych (umorzeniowych)
   2. rozrachunków z kontrahentami
   3. rozrachunków z pracownikami
   4. operacji sprzedaży (kolejno numerowane własne faktury i inne dowody, ze szczegółowością niezbędną do celów podatkowych)
   5. operacji zakupu (obce faktury i inne dowody)
   6. kosztów
4. zestawienie obrotów i sald księgi głównej oraz zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych
5. wykaz składników aktywów i pasywów

Zalety:

• możliwość szerokiej analizy finansowej podmiotu gospodarczego,
• bieżące monitorowanie przychodów, kosztów, wydatków oraz innych kategorii,
• opracowanie własnej polityki rachunkowości, wybór rozwiązań dostosowanych do specyfiki działalności.

Wady:

• wysokie koszty prowadzenia ksiąg rachunkowych,
• skomplikowany i zaawansowany system,
• obowiązek spełniania wielu wymagań narzuconych przez ustawę o rachunkowości.

• A. Jaruga, P. Kabalski: Od niemieckich ksiąg handlowych do Międzynarodowych Standardów Rachunkowości Zarys historii regulacji rachunkowości w Polsce. W: I. Sobańska: Współczesne nurty badawcze w rachunkowości. Łódź: 2012. ISBN 978-83-7525-765-6.
• Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2021 r. poz. 217)