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É um sistema de informação que captura, gere e faculta o acesso a documentos de arquivo ao longo dos tempos.
Documento de arquivo
É um documento produzido, recebido e mantido a fim de provar e/ou informar por uma organização ou pessoa, no cumprimento das suas obrigações legais ou na condução das suas actividades. É a mais pequena unidade arquivística, indivisível do ponto de vista funcional.
Características
O documento de Arquivo deve espelhar aquilo que foi comunicado, decidido ou a ação que foi tomada; deve ser capaz de suportar as necessidades do negócio com que se relaciona e ser usado para fins de atribuição de responsabilidade; deve incluir ou ser de forma persistente associado a meta - informação necessária para documentar uma transação, caracteriza-se pela sua:
Autenticidade, garantindo que a sua conservação permanece intacta, sem qualquer alteração.
Fidedignidade, sendo digno de crédito, representando de modo fiel as transações, atividades ou factos que atesta.
Integridade permanecendo o seu conteúdo completo e inalterado.
Utilização através da sua localização, recuperação, apresentação e interpretação no contexto das funções e atividades da organização.
Sistema de arquivo
É um sistema de informação desenvolvido com o propósito de armazenar e recuperar documentos de arquivo e organizado para controlar as funções específicas de produção, armazenamento e acesso a documentos de arquivo, para salvaguardar a sua autenticidade e fidedignidade. Garante a manutenção e a preservação ao longo do tempo de documentos de arquivo autênticos, fidedignos e acessíveis.
Concepção e implementação
Investigação Preliminar: identificação e documentação da função, missão e estrutura da organização, através de recolha de informação sobre o ambiente político e organizacional, factores críticos e pontos fracos na gestão de documentos de arquivo.
Análise funcional: reconhecer e documentar cada função, atividade, transação, e estabelecer a respectiva hierarquia, conceder um plano de classificação, identificar e documentar o fluxo dos processos de negócio e as respectivas transações de controlo de acesso.
Identificação de requisitos: dos documentos de prova e de informação sobre cada função organizacional, atividade e transação, satisfeitos através da produção de documentos de arquivo.
Avaliação de Sistemas existentes: sobre o seu desempenho, atendendo aos requisitos dos documentos de arquivo.
Identificação de estratégias: para cumprimento dos requisitos de documentos de arquivo.
Desenho do Sistema de Arquivo: de modo que este deva suportar e não dificultar os processos de negócio.
Implementação do Sistema de Arquivo: sob a forma de gestão de projeto.
Controlo, ajustamento e revisão: através da recolha sistemática de informação sobre o desempenho do Sistema de Arquivo, saber os indicadores de desempenho, efectuar monitorizações e avaliações contínuas e desenvolver ações corretivas.
Características
Fidedignidade ao permitir que sejam integrados de forma sistemática todos os documentos produzidos no âmbito da atividade que o Sistema abarca, ao organizar os documentos de modo que estes reflitam a entidade que os produz e os seus processos de negócio, ao proteger os documentos de alterações, eliminações ou transferências não autorizadas, ao funcionar sistematicamente como a fonte primária de informação sobre as ações documentadas e ao fornecer acesso a todos os documentos relevantes e a meta-informação relacionada.
Integridade ao possibilitar que o documento permaneça completo e inalterado, aplicando medidas de controlo, como a monitorização de acesso, verificação de utilizadores, eliminação autorizada e segurança.
Conformidade em virtude dos Sistemas geridos estarem de acordo com os requisitos organizacionais.
Inteligibilidade na gestão dos documentos que resultam da totalidade das atividades da organização.
Sistematização em virtude de todos os documentos serem produzidos, geridos e mantidos sistematicamente.
